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Cómo lograr que estas tendencias en eventos para 2020 conviertan tu experiencia en inolvidable

Cómo lograr que estas tendencias en eventos para 2020 conviertan tu experiencia en inolvidable

Pero, ¿también hay tendencias en eventos? Sí, ya sé lo que estás pensando. 

Creeme, este año más que nunca. Sé que llevas varios días leyendo blogs que te hablan de las tendencias en sus productos o sector.

Pero si este año vas a hacer un evento o tienes en mente crear una experiencia única, creeme, este post va a ser el mantra que te ayudará a poner en claro todo lo que estás barruntando en tu cabeza. 

¿La razón? Porque este año va a ser el año de los eventos. Pero así, con mayúsculas. 

Y si no eres capaz de innovar o incorporar las tendencias en eventos a todo lo que se viene, te quedarás atrás y no lograrás destacar. 

Así que atento, porque si estás ya dibujando en tu estrategia de marketing la realización de una experiencia única, pasa lista a todos estos ingredientes para saber si estás IN o… te quedas OUT. 

1- Personaliza más que nunca

Cuando desarrolles el briefing de tu evento e identifiques  bien a tu avatar, subrayalo con fluorescente porque tener presente quién es el asistente a quien vas a ayudar con tu evento te va a ayudar a personalizar toda la producción y contenido de tu experiencia. 

Este año, la agenda tan grande que hay en eventos para emprendedores va a hacer que los asistentes, que irán no solo al tuyo, sino al del otro y del otro.

Y el objetivo para tí tiene que ser que se queden con mejor sabor de boca de tu evento, que está hecho a la carta y pensado sólo en él, no para el ego del anfitrión, para vender puramente o para traer a speakers que no aportan nada. 

Así que, personaliza tu evento más que nunca. 

Ayúdate de un contenido que solo le hable a él, de una experiencia que supere sus expectativas, de merchandising que sea único y que le funcione como anclaje.

Crea un momentum que tu asistente sienta que es irrepetible y único. 

Y cuando tengas la escaleta del evento hecha, repasa cada enfoque, cada dinámica, cada ponencia.

Si cada uno de esos elementos responde solo a sus necesidades y no lo van a encontrar en otro evento, habrás personalizado bien la experiencia completa. 

Sino, dale una vuelta más y no pares hasta que hayas conseguido que tu público se sienta especial con todo lo que estás preparando para él. 

2- Networking real 

Y cuando hablamos de “real” no nos referimos a un intercambio de tarjetas o un “preséntate al otro y dile qué necesitas”. 

Hay que tener en cuenta que cada vez tenemos menos tiempo de ir a eventos.

Y que cada vez más, hay aplicaciones o redes sociales que nos ayudan a hacer ese networking necesario para potenciar nuestros negocios. 

Por tanto, tenemos que conseguir que las personas que vengan a nuestros eventos se vayan con el convencimiento de que han salido al menos con una colaboración que les va a reportar un buen resultado en su negocio cuando lo empiece a trabajar de regreso a su oficina. 

Tienes el poder de haber reunido a decenas, cientos de personas con el mismo interés, en el mismo lugar. 

Habrá algunas personas que ya habrán trabajado su propia estrategia para sacar partido de tu evento. Pero no la mayoría. 

Así que te toca trabajar para proporcionar que todos se vayan de allí con los deberes hechos, aunque no hayan realizado con anterioridad esa estrategia. 

Plantea dinámicas de networking que vaya más allá de un primer intercambio de impresiones o saludos:

  • Plantea que hagan una primera acción en tu evento que les invite a continuar fuera de él. 
  • Pon el valor de trabajar con otras empresas del mismo sector, con profesionales que complementen lo que hacen tus asistentes. 
  • Analiza con anterioridad al evento las fichas de tu público y crea espacios de trabajo entre personas que compartan los mismos intereses. 

Así, les ahorras tiempo de buscar, (o de no encontrar) y saldrán con la idea de que tu evento no es solo conocimiento, sino negocio en estado puro.

Y les habrá merecido la pena no solo invertir su tiempo, sino también su dinero. 

3- El evento dura antes, durante y después 

Si no tienes claro esto, no estarás ofreciendo una experiencia de cliente única y no estarás rentabilizando tu inversión en el evento en este 2020. 

Ante la cantidad de eventos que habrá en el sector emprendedor, tienes que crear una estrategia que tenga sentido durante las tres etapas de un evento y sacarle partido a todos los niveles. 

Cuando organices tu evento, piensa en:

  • Cómo sacar partido de él a nivel de difusión en cada una de las tres etapas.
  • Cómo puedes sacar partido de la grabación o las fotos después de tu evento.
  • Cómo puedes maximizar la producción en la primera etapa para que en las dos siguientes sea un coser y cantar… 

Este año, mas que nunca, hace falta que pongas toda tu mentalidad en un análisis global de tu evento y lo concibas como una acción de marketing dentro de tu plan global al que pueden (y deben) alinearse el resto de promociones y lanzamientos para que todo tenga sentido. 

4- Si quieres ser trendy, piensa en ON 

Y es que tus asistentes no van a storitearte o twitearte porque simplemente pienses en un hasthag llamativo.

Ahora tienes que pasar a la siguiente fase si quieres ser trend tropic con tu experiencia.

Para no quedarte atrás, atento a esta tendencia en eventos y cambia tu pensamiento.

Tienes que pensar en crear una experiencia que tenga estos ingredientes para que realmente consigas esa difusión en rede sociales que te de la notoriedad que buscas: 

  1. Sensorial. Construye una experiencia que se disfrute con los 5 sentidos. El efecto que provocarás en el público será tan potente que no tendrán más remedio que compartirlo. 
  2. Momentum. En un evento de un día, crea al menos un momento sorpresa que sea tan inesperado y supere tanto sus expectativas que deseen gritar al mundo entero que es irrepetible lo que acaban de vivir. 
  3. Lo cuki y lo heavy mola. Elige tu estilo, pero que quede patente en todo tu branding del evento. Crea elementos visuales muy fotografiables e interactivos. Ya no se lleva esos photocalls con marca. 

Apuesta por photocalls que sean temáticos y tengan sentido con el hilo narrativo del evento y que tengan elementos visuales que puedan coger con sus manos y hacer poses divertidas

Apuesta por cubrir tu elemento de inspiración con vinilos con frases o huellas que conduzcan a sus metas. 

4. Merchandising de película. Si eres de los que se ponen camisetas de merchandising como pijama, no sometas a la misma tortura a tu audiencia.

Regálale objetos promocionales que realmente quieran usar en su día a día. Y que les haga ilusión contarlo en redes sociales. 

Te costará un poco más de lo básico, pero el retorno a nivel de imagen y recuerdo es mucho mayor que el típico que vemos siempre. 

Y sobre todo, cuando entregues el merchandising, crea el momento adecuado, sube el hype, haz “que se lo ganen”.

Que valoren lo que tienen en sus manos, que les guste llevar esa bolsa con tu lema, que suden la camiseta con tu logo porque se sienten parte de la comunidad.

Que sea un anclaje que lleven siempre consigo y les mantenga fieles a tu marca para siempre. 

Este año será tendencia en eventos el merchandising sostenible para el medio ambiente. Muy pronto publicaremos una guía de todos los imprescindibles para que no pierdas nota. 😉

5- La tecnología solo para sumar a la experiencia y medir datos 

No para consultar tu correo mientras hay una dinámica o un speaker que aporte valor. 

Si, ya sé que el móvil en un evento es polémico porque es el mayor enemigo que hace que baje la tasa de atención. 

Para evitar esto, hay que apostar por hacer un evento dinámico, enganchar bien con el público y utilizar la tecnología como parte de la experiencia… Y para medir datos. 

Ya hay en el mercado apps como esta que te permiten hacer más interactivas las ponencias a través de quizs o juegos con los que consigues enganchar mejor con un espectador acostumbrado al móvil. 

Al mismo tiempo, estas apps te permiten medir en tiempo real la satisfacción o el interés del asistente.

Esto te posibilita incluso variar el foco o contenido del resto de dinámicas para seguir haciendo un evento personalizado en todo momento. 

6- No te dejes cegar por un espacio innovador. Apuesta por crear un espacio único con una experiencia inolvidable 

Si el crear una experiencia única incluye un espacio original, genial. Pero no empieces la casa por la ventana. 

La mayoría de mis clientes me dicen: “estoy harto de la frialdad de un hotel para hacer un evento”.

Y yo siempre les digo lo mismo: “el evento se calienta desde dentro, no desde el continente”. 

He creado eventos increíbles en hoteles.

Y en espacios originales.

Y el resultado es el mismo: las personas se llevan un recuerdo increíble porque hicimos el evento pensando en todos los detalles 360 grados. 

Estamos en un momento muy bueno porque gracias al aumento de eventos y concienciación de empresarios y emprendedores, se están creando cada vez más espacios originales para hacer experiencias.

Y al mismo tiempo, los hoteles se están profesionalizando cada vez más para ofrecer el mejor marco para tu evento. Eso ya no es una tendencia en eventos, es una realidad 😉

¿Qué elegir mejor, un hotel o una sala para tu evento?

Te recomiendo que pienses en tres cosas: presupuesto, logística y coherencia. 

Porque si trabajas bien el contenido y el concepto de la experiencia, no tendrás que pensar en otra cosa. 

  • Presupuesto: un hotel suele tener precios más arreglados que los espacios ya que tienen un todo en uno y no hay que contratar proveedores por separado, como en el caso de la mayoría de eventos. 
  • Logística: en los espacios originales en la mayor parte de ocasiones no te ponen un equipo a tu disposición para el montaje o desmontaje. Y si lo ponen, casi siempre hay que pagarlo a parte. En los hoteles que están preparados para albergar eventos, esto suele venir casi siempre dentro del presupuesto. 

Si haces un evento en el que además ofrezcas comida, café o cóctel, ten esto en cuenta a la hora de contratar un espacio original.

En la mayor parte de ocasiones suelen trabajar con un catering que te puede dar servicio a parte.

Tienes que valorar si un catering de fuera cumple tus espectativas en cuanto a tipo de comida. O si prefieres las opciones de un hotel en cuanto a restaurante o buffet. 

  • Coherencia. No hay ninguna regla sobre esto. Solo es poner sentido común.

Tienes que evitar que las personas piensen en un “qué pena, con lo bonito que es el espacio y lo aburrido que fue el evento/ y no me aportó nada el evento”. 

Solo lo conseguirás si aprovechas todas las opciones del espacio que elijas en favor de la experiencia, no en favor de ese “aparentar” que estoy en un espacio diferente y al final no tienes las facilidades de organización que necesitas para que todo salga a pedir de boca. 

Ten en cuenta que si eliges un espacio “mas normal”, lo puedes amoldar a la experiencia con tu branding divertido y todas las dinámicas que crees alrededor de ello.

Las personas van a estar contigo todo el dia, tiempo suficiente para que les “hipnotices” con lo que hay dentro. Y no solo con lo que hay fuera, que dura un instante.

7- La cercanía y el dinamismo en el espacio 

Los eventos que lo van a petar serán aquellos que logren ser muchos eventos en uno. 

Me explico: aquellos que apuesten por hacer más dinámica la experiencia cambiando de espacio según ponencia o dinámica o transformando el que ya estén. 

Ya lo hemos dicho más arriba: cada vez es más difícil contener la atención del público, por lo que hay que mantener su atención creando mil eventos en uno para que la energía no decaiga. 

Aquellos espacios flexibles que te brinden la oportunidad de hacer un contenido más experiencial y cercano, se llevarán la palma para que crees un evento único que cree ese recuerdo inolvidable en tu audiencia. 

8- El asistente es el protagonista del evento, no eres tú 

Esto grábatelo a fuego.

No haces un evento para vanagloriarte, sino para aportar valor y ayudar a las personas con lo que sabes hacer o producir. 

Ya no tiene sentido que hagamos eventos para alimentar nuestro ego, porque el público ya ha ido a varios eventos como para saber qué sí invierte su tiempo y experiencia en ir al tuyo, quiere obtener algo de valor a cambio. 

No estás para demostrar que sabes.

Estás en un escenario o un evento para contribuir con lo que sabes. Para ayudar, por que es tu responsabilidad. 

Ya no vale hacer una ponencia en forma de monólogo.

Ahora tienes que establecer un diálogo contínuo con tu público para aprender mejor cómo ayudarle y aportar valor. 

Y esto te lo tienes que llevar a todos los terrenos, desde las ponencias que diseñes (no deben estar pensadas para aplaudirte a tí, sino para aplaudir a ellos) hasta la experiencia, el merchandising o los espacios de networking que crees. 

¿Qué te parecen todas estas tendencias? ¿Habías pensado en alguna de ellas? 

Como ves, hacer los eventos de siempre, el que hace el de al lado o tu competencia, ya no es algo que tengas que tener en cuenta. 

Rescata tu esencia y piensa mucho en tu avatar haciendo que cada detalle que pienses sea 100% para que se lleve una experiencia única porque has conseguido hacer algo de una experiencia a la carta, una aventura llena de sorpresas difícil de olvidar. 

Cuéntame en comentarios cuál de estas tendencias encaja más con tu evento y de qué manera la vas a empezar a llevar a cabo este año. ¡Te leo! 

Written by
rhodelinda
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