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Las razones para invertir tu tiempo y dinero en grabar tu evento

Las razones para invertir tu tiempo y dinero en grabar tu evento

Que si el presupuesto de la sala, el catering… Y ahora vienen los proveedores complementarios.

El de la grabación del evento lo tienes en negrita, pero dudas de si subrayarlo en fluorescente para meterlo en el presupuesto global o no. «Un gasto más», piensas. «Una inversión crucial», te susurro al oído.

Y en este post, te voy a contar por qué: si no grabas tu evento, no existe. Así de sencillo. Ra, rá, que diría Rosalía.

¿Por qué?

La importancia de realizar un evento como acción de marketing no radica solo en la celebración, en el «Dia D».

El evento como acción de marketing se desarrolla a lo largo de tres fases:

  • El pre-evento
  • El evento
  • El post-evento

En cada una de estas fases, se han de desarrollar acciones que den sentido al directo, que esté alineado con la marca y con la estrategia general de tu proyecto.

Por que un encuentro presencial no es una acción aislada dentro de tu plan de marketing, ha de ser una acción en la que confluyan y se vertebren otras que hayas desarrollado o que vayas a desarrollar. Solo así conseguirás los resultados que buscas.

En lo que respecta al vídeo, es un elemento fundamental para sacar provecho y potenciar la fuerza de las experiencias presenciales de cara a tus clientes.

El video de un evento genera recuerdo, autoridad y te permite seguir vendiendo tanto tu marca como el siguiente evento con unas buenas imágenes o teaser.

Confieso que muchos de mis clientes dudan de esto o me cuentan que «para lo que he utilizado el vídeo de mi último evento, mejor me ahorro lo de este».

OK, aquí la responsabilidad no es del vídeo, sino de tí mismo.

Si, porque no has diseñado una estrategia para sacar rentabilidad a esa grabación y ese vídeo. O problablemente, no has sabido cómo trabajar con el videomaker para sacar el máximo partido al evento.

Cerrar los ojos al vídeo es cerrarlo al contenido que más alcance tiene en Internet (y por tanto, que mejor visibilidad te puede dar) y no seguir trabajando en tu marca personal o de empresa.

Pero empecemos por el principio. ¿Te has planteado los múltiples contenidos que puedes crear gracias a esta grabación?

Estos son los usos que le puedes dar a la grabación de tu evento

Tienes que diferenciar entre tres tipos de contenido:

  1. Contenido promocional. Aquel contenido que vamos a destinar a anuncios o contenido pagado en redes sociales o medios de comunicación.
  2. Contenido orgánico. Aquel que creamos para aumentar nuestra presencia en internet o medios tradicionales y que va muy alineado con nuestra marca. Podemos crear este contenido para blogs, redes sociales, web o YouTube, Dependerá de la estrategia que tienes de marca.
  3. Contenido de autoridad. Aquel contenido más armado que te da autoridad, como un teaser o un trailer. Puedes destinarlo a orgánico o impulsarlo con publicidad. Pero son vídeos «más currados» que te va a servir para diferenciarte notablemente.

Dentro de estos usos, podemos distinguir varios formatos de vídeo:

Nuggets. Son videos didácticos que se hacen para redes sociales y cuyo objetivo es generar audiencias para tenerlas bien segmentadas en el momento de poder meter publicidad.

En un evento el contenido que te puede servir para hacer un nugget son tus ponencias. Cuando defines las ideas clave, cuentas casos de éxito, consecuencias, razones de tu foco principal.

Para grabar un nugget para tu evento, solo necesitas tener una cámara fija que enfoque al escenario para grabar las ponencias completas.

Es recomendable que tengas una persona que te apoye para que marque en una libreta el minuto exacto en el que dices esos «titulares» que sirven para esos nuggets. Y si no, puedes marcarlo en tu propio guion para calcular cuándo lo has dicho y así, facilitar la edición.

No hace falta que hagas una edición espectacular con este vídeo. Solo que elijas un buen contenido de valor que realmente ayude y que elijas un titular que enganche para que llame la atención. (que has de ponerlo de forma latente en algunas de las bandas horizontales del vídeo).

Grabando tus ponencias te aseguras un buen número de nuggets para mucho tiempo en tu planificación de contenido 🙂

Entrevistas. Aprovecha que estás en tu evento para pedir entrevistas a tus ponentes o a algún asistente que te aporte valor y esté alineado con tu marca.

Con estas entrevistas, estarás generando más contenido de valor para tu blog y tus redes sociales. Es una oportunidad de oro para que hagas entrevistas a los speakers de tu evento a los que posiblemente no puedas ver in situ tan a menudo.

Y siempre es mejor una entrevista face-to-face que por Internet.

Así que agendalo, preparatelo, saca hueco y genera más contenido para seguir aportando valor a tu audiencia aprovechando que vas a encontrarte con tu entrevistado en tu evento.

Testimonios. ¿cuántas veces has podido reunir en un mismo espacio a tantos clientes o alumnos en un solo diá?

Aprovecha la circunstancia para pedirles testimonios sobre tus servicios y productos.

Ese testimonio de valor te refuerza como marca, y puedes utilizarlo tanto en la portada de la web como para dossieres de presupuesto o lanzamientos de tu producto.

Acuérdate de hacer las preguntas mágicas para que «mecanices» el proceso cuando les tengas a todos en fila. Solo así te contarán un mensaje claro con el que puedas llegar a nuevos clientes:

  • Cuál era la situación antes de trabajar contigo. Qué necesidades, frustraciones tenía
  • Qué es lo que estaba buscando. ¿Alguna vez ha trabajado con un profesional como tú? ¿Cuál fue su experiencia? ¿Por qué decidió trabajar contigo?
  • ¿Cuál ha sido el resultado de trabajar contigo? (datos cuantificables) ¿Cómo ha sido el proceso de trabajar contigo? ¿Te recomendaría a otras personas? ¿Por qué?

También puedes hacer testimonios del propio evento.

Pero cuidado, sé honesto. No pidas testimonio a personas que no sabes si han tenido una buena experiencia y no lo pidas antes de que acabe el evento.

Porque si hay testimonios dirigidos, se nota. Y al final, en vez de ayudarte a vender tu próximo evento, puede ocurrir todo lo contrario.

Para pedir testimonios en tu evento, te recomiendo que:

  • Trabajes muy bien la experiencia para generar esa buena referencia. Si quieres que hablen bien de ti, cuida a las personas desde el principio. Si lo haces así, la gente será la que «te pida» dar una referencia. (A mí me ha pasado.
  • Cuando hayas terminado tu evento con esa foto de familia, con esa reflexión final sobre el evento, es el momento de decir que quien quiera colaborar y dejar un testimonio, será de mucho valor para que otras personas vivan exactamente lo que ellos acaban de experimentar.
  • Utiliza el esquema de preguntas anterior que te he marcado en el bloque en lila. Es infalible y siempre funciona 😉
  • Que lo hagas con micrófono, y buena luz. Da confianza al entrevistado para que se sienta cómodo y le salga todo natural.

Anuncios. Aprovecha que estás en un escenario, que tienes a un público afín para pensar en vídeos cortos amenos, divertidos, cercanos, que demuestren autoridad y que te sirvan para vender productos, servicios o futuros lanzamientos.

¿Donde vas a poder reunir a personas que seguro que te apoyan y quieren favorecer tu grabación más que en un evento?

O también puedes optar por aprovechar los escenarios de la sala, de la ciudad en la que estés para hacer esos vídeos que seguro, echarás de menos en otros momentos.

Teaser y trailer del evento. Este es el vídeo chulo y re-bonito que resume lo mejor de tu evento.

Puedes hacerlo para finalizar el evento, queda espectacular como broche de oro a todo lo que se acaba de vivir. Que la gente se vea en su evento y que se resuma los momentos más «wow», facilita que la gente se vaya con la energía puesta a casa.

Para conseguir esto es ideal que tengas un videomaker que pueda montar en directo.

Sino, no pasa nada. Puedes hacer tu trailer/resumen del evento y enviarlo después del evento.

Estarás fomentando que ese buen recuerdo no se le vaya. Y que te sea fiel para el siguiente encuentro que realices 😉 O que incluso quiera comprar tu producto o servicio si todavía no lo ha hecho.

Te recomiendo que este vídeo se lo mandes a todos los que han formado parte del evento:

  • Proveedores. Hazlo con una carta de agradecimiento. Eso fomentará una buena relación y que siempre esté disponible de buen grado para todo lo que venga en un futuro. Y a buen seguro que si tienen redes sociales, lo colgarán.
  • Asistentes. Hazlo en un mail de agradecimiento. Estarás sembrando también para un futuro 😉
  • Patrocinadores. Ellos son YA una pieza esencial de tu evento. Mandales este vídeo como parte del apoyo que te han dado, con su logo al final del vídeo. Tener este detalle fomenta que en un futuro pueda volver a apoyarte en otras acciones que realices

Contenido de valor. Y aquí tienes muchos usos, desde regalar o vender a tus asistentes las ponencias como contenido de valor, puedes utilizarlo como lead magnet o como un post para un blog especifico sobre un tema.

Te recomiendo que utilices las ponencias como contenido de valor para ofrecerlo como bonus a las personas que asisten a tu evento como «premio» por comprar dentro de un plazo corto o por acceder a tickets superiores.

Hay empresas que, además, comercializan el contenido de ponencias de eventos y lo ofrecen como formación para empleados de grandes multinacionales.

Y bien, ahora que tenemos todos los usos, te veo la cara que me estás poniendo ahora: «OK Rho, ¿por dónde empiezo?»

Por el principio, as always.

Veamos cómo puedes trabajar con tu videomaker para sacar provecho a la grabación y poder cubrir todos los usos de esta lista que tú consideres mejor para tu propia estrategia.

Y subrayo, que «tú consideres».

Porque no tienes que hacerlo todo. Si no solo aquello que tenga sentido con tu Plan de Marketing General.

Cómo trabajar con el videomaker para que no se le escape ningún momentum de tu evento

Hay una herramienta maravillosa en todo evento que para mí es la piedra filosofal: la escaleta.

La escaleta es un esquema que resume todo lo que va a suceder en el escenario minuto a minuto.

Próximamente te contaré cómo hacer tu propia escaleta, pero mientras llega ese post, te diré que es un cuadrante en el que marcas qué pasa a cada minuto en el escenario.

Tanto por parte del ponente o presentador, audio, video, entrega de material… Todo.

A la tradicional escaleta, yo añado una columna más: MOMENTUMS.

Esta columna es para que el videomaker sepa cuándo tiene que estar atento y qué va a pasar para que lo grabe, además de las razones a grabar para que tenga sentido tanto para el teaser, como los nuggets.

¿Cuáles son los MOMENTUMS a señalar?

  • Momentos de alegría, de abrazos, de movimiento
  • Momentos sorpresa: señalaselo bien al videomaker para que no se le escape nada. Tanto los sorprendidos como el recorrido de la sorpresa en sí
  • Momentos de entrada y salida
  • Momentos de interacción entre el ponente y el público cuando dice algo especial
  • Momentos de «fuegos artificiales». Cuando hay serpentina o cosas parecidas. Y también cuando la gente interactúa con los espacios, desde photocall o vinilos en el suelo o pared.
  • Momentos de dinámicas en grupo
  • Momentos de intervención del público

Después de marcar esto en escaleta, haz otra columna en el que tengas claro el uso que le vas a dar: trailer, anuncio…

Si además de videos editados con un objetivo quieres apostar por videos con contenido de valor como puedan ser las ponencias o nuggets, has de contar con una cámara fija que esté encendida todo el día.

Cuidado, la tiene que supervisar un profesional porque al menos las cámaras más avanzadas graban secuencias de 20 minutos, por lo que hay que estar «vigilando». Tanto eso como la batería o aspectos como el audio. 😉

Ahora ya tienes lo básico para diseñar una estrategia que te permita sacar el máximo provecho a la grabación de tu evento.

  • Diseña tu estrategia de contenido eligiendo los usos al que vas a destinar toda la grabación para sacar el máximo provecho
  • Trabaja la escaleta del evento para marcar al videomaker los MOMENTUMS más reseñables para todos los videos que quieras crear
  • Realiza un buen contenido para tu evento para mostrar en todas las grabaciones una buena experiencia que te de autoridad, visibilidad y reconocimiento
  • Desarrolla los siguientes pasos a seguir después del evento para fomentar acciones de visibilidad con todo el contenido visual que has generado. Esto es lo que más te va a ayudar a sacar rentabilidad a tu evento.

¿Qué te ha parecido este paso a paso para hacer de la grabación de tu evento la mejor inversión para fomentar tu visibilidad de marca?

Cuéntamelo en comentarios, me gustará que reflexionemos juntos sobre ello. 🙂

#Eventizate

Written by
rhodelinda
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