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Cómo gestionar la suspensión de tu evento a causa del coronavirus

Cómo gestionar la suspensión de tu evento a causa del coronavirus

Si hace 7 días me hubiera dicho a mi misma que iba a escribir este post, seguramente no lo habría creído.

Ha sido inevitable: la propagación del virus nos ha obligado a tomar medidas excepcionales y, por consecuencia, todo el sector de eventos presenciales se ha visto realmente afectado.

Seguramente hayas leído mucho sobre esto estos días, así que no voy a actuar de altavoz repetitivo.

Quiero compartir contigo todos los protocolos que yo he puesto en marcha con los eventos que tenía en agenda para que te pueda inspirar si te ves en esa misma situación.

Pero antes, comencemos por el principio.

¿Suspender un evento o no?

Esta pregunta me lleva rondando la cabeza desde la suspensión del Mobile Congress, hace tan solo un mes.

Ahora, con todos los datos en la mano, ya sabemos que la principal motivación de ese evento, a un mes de que el virus se hiciera más presente en España, fue por la negativa de los chinos a viajar (los mayores asistentes e inversores que acuden al evento).

Y al mismo tiempo, fue un intento de reducir costes de suspensión y de responsabilidades futuras.

Me he visto en varias ocasiones con la situación de suspender o no un evento presencial.Y en todas las ocasiones, a excepción de motivos familiares y personales de fuerza mayor, he ido hacia delante.

Pero eso te lo contaré otro día.

En todos los casos, las premisas a la hora de suspender o no un evento, son:

  1. – Costes a asumir y responsabilidades que desempeñar
  2. – Expectativas de los asistentes, cómo suplirlas, cómo vencerlas
  3. – ¿Los ponentes volverán a estar disponibles en otras fechas?
  4. – Estrategia anual de cada empresa: ¿De qué manera les influye directamente?

Cuando respondemos a estos factores, la respuesta tiene que ser siempre la misma: que el coste sea el menor de todos.

Y a partir de ahí, actuar.

Después vienen situaciones especiales, como en la que vivimos estas semanas y la respuesta es unánime: la seguridad de todos es prioridad en estas circunstancias.

Y por ello, suspender o posponer un evento no se cuestiona, es un hecho.

A pesar de las pérdidas económicas o de los dolores de cabeza que suponga la reubicación del evento.

Así es cómo he gestionado la suspensión de mis eventos

Después de tener claro que posponía los eventos, el protocolo que iniciamos fue:

1- Hablar con los ponentes y explicarles la situación.

Para mi los ponentes son un partner esencial del evento, por lo que quería que supieran de primera mano -llamada individual uno a uno- por la decisión que nos vimos obligados a tomar antes de que vieran un comunicado oficial en redes sociales.

Cuando explicas, de corazón a corazón, las razones que te llevan a tomar una decisión así, recibes apoyo, solidaridad y por supuesto, total disponibilidad para cuando retomes el evento.

Es muy significativo todo lo que se puede lograr con una simple llamada por encima de comunicados más impersonales. Te animo a que lo practiques 😉

2- Hablar con la sala para buscar nuevas fechas.

Cuando hay una suspensión de evento temporal, te recomiendo que reubiques la fecha cuanto antes.

No solo por las entradas que ya tienes vendidas (los asistentes quieren saber cuánto antes nuevas fechas para volverse a organizar) sino que, ante un panorama como la actual, habrá menos disponibilidad para elegir.

Me explico.

Si todos los eventos que estaban fijados para la primera mitad del año, los movemos a la segunda mitad del año, adivinad.

Se nos juntan con los que originariamente estaban puestos para esas fechas y la competencia será feroz en cuanto a espacios a conseguir o entradas que vender.

De hecho, cuando he tenido que reubicar eventos, en algunas ocasiones he tenido que mirar espacios diferentes o cambiar algunas de las condiciones. Pero que todo mal sea ese.

Esta reubicación de fecha la tienes que hacer después de haber preguntado disponibilidad a los ponentes de tu evento.

Si lo haces al revés, corres el riesgo de que algún ponente no pueda ir por temas de agenda.

3- Contactar con patrocinadores y colaboradores de tu evento

Ellos son los partners de tu evento, por lo que tienen que estar al corriente de todo.

En este caso, las llamadas privadas también son un plus en esta comunicación para que sientan que estás cercas y que «das la cara».

4- Avisar a los asistentes de tu evento de forma cercana

Y recalco lo de «de forma cercana» porque si tu evento va con tickets de entrada, el primer objetivo que tienes que cumplir es el que no devuelvan los tickets.

Una comunicación personal, cercana y de tú a tú, disminuye las posibles cancelaciones que puedan afectar a tu evento en un futuro.

Lo evitas a través de la conversación personal porque el contacto humano es el primer aliciente para ir a un evento presencial.

Y si tú utilizas ese «contacto humano» para comunicar esto, esa esencia prevalece ante cualquier duda sobre si cancelar o no.

En mi caso, en el evento más grande que tenía en este semestre optamos por llamar personalmente, uno a uno, a todos los asistentes que habían comprado su entrada para comunicarles el nuevo cambio.

El feedback general fue de comprensión por el tema del coronavirus, de apoyo y de agradecimiento por haberlo comunicado así.

De entre todos los asistentes, 70, solo dos dijeron de devolver su entrada por causas mayores, relacionadas con la agenda.

Y hemos puesto como protocolo que en cuanto anunciemos la nueva fecha, todos los asistentes tendrán la oportunidad de devolverla en un plazo limitado si no les viniera bien por agenda.

5- Diseñar experiencias online para mantener interesados a los asistentes de cara al evento

Seguro que piensas que si el asistente no devuelve la entrada, para qué hacer más.

Pero debes pensar que si la experiencia que querías generar para conseguir que ellos pasaran a la acción, se pospone varios meses, esto ha causado para ellos cambio de planes en su negocio y también en su vida.

Cuando vendemos una entrada, tenemos que pensar en todo lo que genera esa apuesta que el asistente ha puesto en tí. Y en su empresa y en su vida.

Posponer un evento puede representar cambios en su estrategia de empresa e incertidumbre.

Así que para subsanar eso, vamos a crear experiencias online que aporten valor, encuentro, tips estratégicos y conocimiento para que lleguen mucho más enchufados a la experiencia presencial y puedan así, cumplir, con sus propios objetivos en mayor o menor medida.

Para comenzar: hemos convocado un encuentro online la semana que viene para que los asistentes se conozcan entre sí… Y para contarles alguna que otra sorpresa.

Te lo contaré más adelante por si tú eres uno de ellos, no quiero ser spoiler y fastidiarte la ilusión 🙂

¿Cómo afrontar la venta de entradas en plena crisis de coronavirus?

Es uno de los grandes retos a los que nos enfrentamos los que hemos optado por no suspender, sino aplazar eventos.

Las personas con miedo, preocupación o pánico por un virus, no compran nada que pueda poner en riesgo su seguridad. Y esto es el evento presencial, por excelencia.

Habrá algunos marketers que te aconsejen estos días que es tiempo de vender productos que den esperanza a la gente, que les ayude a soñar con un cambio o mejoría de vida para luchar contra el miedo.

Yo, sinceramente, no me veo en esa posición para hacerlo.

No es nada estratégico lo que te cuento, sino algo que va más relacionado con mi persona.

Respeto todo lo que se haga en otra dirección y lo llego a entender, pero a mí, particularmente, es algo que ahora mismo no me apetece.

Lo que yo haré será tener la venta abierta, pero he parado la promoción publicitaria y he congelado el escasity (tener un precio ventajoso por tiempo limitado). Es decir, el precio de early bird estará disponible hasta que vuelva la normalidad.

Al igual que las campañas de pago y otras acciones de marketing que habíamos iniciado.

Sin embargo, trabajaremos en un marketing de contenidos para aportar valor.

Y aprovecharemos este tiempo incierto para definir mejor las campañas de afiliación para poder llegar al mayor número de personas posibles.

El objetivo es tenerlo todo preparado para cuando llegue el momento de salir.

Si crees que congelar la venta de entradas pone en peligro tu empresa o tu evento, es mejor que te plantees si es viable para que no tambalee ni una cosa ni otra.

Yo siempre digo que un evento no puede poner en riesgo tu negocio .Y que si esto sucede, tienes que tener claro por donde tirar. Ante esto, no hay discusión.

Por eso, para buscar la fecha del aplazamiento del evento, lo tienes que hacer pensando no solo en cuándo la situación va a mejorar a nivel general.

Si no en una fecha que además de contar con esa mejora, hayas incluido un periodo de venta de entradas (publicidad+difusión+afiliación) que puede ser de 4 semanas intensas, como mínimo.

Cómo minimizar pérdidas con tu evento

No hay una regla fija, porque la negociación con cada proveedor será única .

Pero por la tónica general que he experimentado, todos los proveedores están muy sensibilizados con la situación del coronavirus.

En cuanto a espacios, si ya lo tienes reservado, lo más probable es que hayas pagado un adelanto.

La mayoría de espacios tienen una política de cancelación diferente con unos plazos determinados. Por lo que si lo vas a suspender, lo peor que te puede pasar es que lo pierdas.

No obstante, consulta si con los seguros que tienes contratados, pueda cubrir este tipo de situaciones.

Lo mejor, que negocies bien con el espacio y podais entre los dos llegar a un acuerdo justo dada la situación.

Aunque sinceramente, te recomiendo que no lo suspendas definitivamente.

Si lo pospones, no solo vas a evitar perder el dinero invertido (aunque el contrato inicial no contemplara esta claúsula, la mayoría de los espacios con los que yo he tratado estos días, han aceptado el cambio asumiendo la situación especial).

Otra historia diferente es con los proveedores que ya han iniciado sus producciones y con quienes tú ya habías adelantado una parte. Y ahora la producción se congele por el paro general con la epidemia.

Calma, que todo pasará. Asegurate con ellos que el pedido se terminará en las condiciones pactadas antes del virus.

Y sea cual sea el caso, escríbeme si tienes dudas y te puedo ayudar con algún consejo para evitar males mayores. 🙂

Y recuerda que esto no durará para siempre

Aunque no sepamos cuánto dure, o qué está por pasar.

Pero conservar la calma dentro de todas las adversidades que nos ocasionen la suspensión de eventos, nos ayudará a tener más claridad para saber cómo afrontar la situación.

Es tiempo de calma, de pararse para reflexionar. De sacar la creatividad al poder, de aprovechar todo el tiempo de estar en casa en sacar adelante proyectos que teníamos guardados en el cajón.

También es tiempo de desarrollar iniciativas online con las que podamos lograr experiencias parecidas a las que logramos en presencial.

Si, sé que no será lo mismo que un evento, pero si podemos hacer porque se parezca en algo, conseguimos que el mundo no se pare del todo. Y siga caminando a pesar de la incertidumbre.

Por mi parte, a desarrollar varias iniciativas que tenía en mente y que nunca tenía tiempo de desarrollar.

Te las ire contando por aquí, asi que no te alejes mucho porque me encantará contar contigo para cuando te las pueda contar.

Y tú, ¿Cómo estás afrontando todos tus proyectos a causa del coronavirus?

Me encantará escucharte y reflexionar juntos. 🙂

Written by
rhodelinda
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